ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ відділу освіти  Оріхівської  районної
державної адміністрації

26.11.2015            № 353-о	

ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян у відділі освіти 
Оріхівської районної державної адміністрації 
1.	Розгляд письмових звернень громадян у відділі освіти Оріхівської районної державної адміністрації (далі – відділ освіти райдержадміністрації) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами та доповненнями), Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 (зі змінами та доповненнями). 
Письмові звернення в електронній формі направляються на спеціально визначену адресу електронної пошти відділу освіти райдержадміністрації для відправлення письмових звернень громадян у електронній формі: vorda.zvern@ukr.net 

2.	Звернення, що надійшли до відділу освіти райдержадміністрації, реєструються особою, відповідальною за звернення громадян у день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.
 При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп відділу освіти райдержадміністрації із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.
У разі особистого подання письмового звернення до відділу освіти райдержадміністрації, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.
Письмові звернення, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та реєструються як письмові звернення.

	3. Облік письмових звернень здійснюється відповідальною особою відділу освіти райдержадміністрації у журналі реєстрації письмових звернень.	
	4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

	5. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, начальник відділу освіти райдержадміністрації згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується юрисконсультом відділу освіти  райдержадміністрації, або безпосереднім виконавцем за звернення. 
       Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, відділом освіти райдержадміністрації не розглядаються, про що  повідомляється заявнику у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до відділу освіти райдержадміністрації.

	6. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.

	7. Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» розглядаються начальником відділу освіти райдержадміністрації першочергово.

	  8. Начальник відділу освіти райдержадміністрації розглядає та накладає резолюцію щодо розгляду звернення безпосереднім виконавцям протягом трьох календарних днів з дня отримання звернення на розгляд. 
  Працівник структурного підрозділу відділу освіти райдержадміністрації, якого за резолюцією визначено безпосереднім виконавцем за зверненням, протягом двох днів з дня отримання звернення на виконання, може, у разі потреби, звернутися до відповідного начальника, що наклав резолюцію щодо її зміни або доповнення.

	 9. У разі відсутності начальника відділу освіти райдержадміністрації звернення розглядається головним спеціалістом відділу освіти  райдержадміністрації, який виконує його обов’язки.

	10. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень відділу освіти райдержадміністрації, пересилаються заявнику в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до відділу освіти райдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. 
	Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до відділу освіти райдержадміністрації підписує начальник відділу освіти районної державної адміністрації.

11.	Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим закладам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

12.	Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюції начальника відділу освіти райдержадміністрації, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відповідальна особа відділу освіти райдержадміністрації. 
13.	Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
   Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації систематично вживають необхідних заходів щодо скорочення фактичних термінів розгляду звернень в структурних підрозділах, які вони очолюють.

14.	Звернення вважається таким, що перебуває на контролі у відділі освіти  райдержадміністрації, якщо у резолюції начальника відділу освіти райдержадміністрації, надано доручення інформувати про результати розгляду звернення відділ освіти райдержадміністрації.

15.	За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі у відділі освіти райдержадміністрації, письмова відповідь заявникам та інформація начальнику відділу освіти  райдержадміністрації надається за підписом керівника структурного підрозділу відділу освіти райдержадміністрації. 

16.	За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в органах влади вищого рівня, відповідь заявникам та проекти інформацій до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, облдержадміністрації готується виключно за підписом начальника відділу освіти райдержадміністрації. 

17.	Інформація Президенту України, Прем’єр-міністру України, Голові Верховної Ради України, народним депутатам України за результатами розгляду звернень громадян готується виключно за підписом начальника відділу освіти райдержадміністрації. 

18.	Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».  
	За бажанням заявника письмова відповідь направляється в електронній формі на адресу електронної пошти заявника. Для відправлення в електронній формі письмова відповідь має бути відсканованою на офіційному бланку із зазначенням вихідного реєстраційного номера та за підписом начальника відділу освіти райдержадміністрації. Відповідь на письмове звернення, яке подане в електронній формі, надається з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних».

19.	 У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою начальника відділу освіти райдержадміністрації, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.

20.	 Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі у відділі освіти райдержадміністрації разом із проектом відповіді та матеріалами звернення надаються відповідальним виконавцем особі, відповідальній за звернення громадян. 

21.	Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення подаються до формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. 

22.	 Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами  складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

Начальник відділу освіти
райдержадміністрації	
                                  Н.І. Шевченко